Salir del mundo de papel

Apenas iniciado el ciclo lectivo 2020 se decretó la cuarentena y la posibilidad de cursar comenzó a ser un interrogante. La Facultad adaptó rápidamente sus mecanismos formales para garantizar tanto el desarrollo de las clases virtuales como la entrega de certificados para becas y concursos, la gestión de de diplomas, la carga de actas y la atención a estudiantes.

Cuando en febrero cientos de ingresantes esperaban ansiosos inscribirse por primera vez en la Facultad no imaginaban que apenas unos días después de sus primeras clases la vida cotidiana quedaría suspendida. El inicio del ASPO, el 20 de marzo, irrumpió tanto con la cursada como con el normal funcionamiento de trámites y certificaciones que se necesitan para las obligaciones académicas y profesionales. La Dirección de Estudiantes y Graduados, dependiente de la Secretaría Académica, tuvo que reconvertirse rápidamente para seguir brindando servicio.

“Nunca dejamos de atender, lo primero fue organizarnos para trabajar de forma remota usando un software que nos permite acceder a las computadoras de la oficina desde nuestras casas”, comenta Guido Rodríguez Migueres, director del área. Y es que por esa oficina pasan tanto la distribución de las aulas como la carga de actas, la entrega de certificados analíticos, los trámites de títulos y las juras de graduados, las inscripciones de ingresantes y los trámites de equivalencias, optativas o pases, entre tantos otros menesteres vitales para todo estudiante.

“También nunca se dejó de brindar los certificados necesarios para las distintas becas o para alguna presentación, por eso lo primero que tuvimos que atender fue cómo reconvertir todos esos papeles con sello y firma en certificados digitales que pudiéramos enviar por mail”, comenta Migueres y agrega: “otra de las urgencias fue la distribución de las aulas virtuales a través de las licencias de Zoom que compró la Facultad. Tuvimos que armar todas las comisiones y hacer la distribución para cada Departamento Docente”. Esas tareas se organizaron junto a la Secretaría Académica y con la colaboración de la Unidad de Tecnologías de la Información, UTI.

Además de las clases virtuales y los certificados, otro problema que se debió afrontar fue el de los trámites que también habían quedado aislados en la facultad. Son expedientes que circulan de oficina en oficina, que llevan documentos que hay que chequear, resolver y firmar. Muchos de ellos resultan imprescindibles para obtener equivalencias o reconocimiento de materias optativas y poder recibirse o para culminar un pase o una simultaneidad desde otra facultad y llegar a inscribirse a la carrera.

“Tuvimos que digitalizar los expedientes que estaban en curso para continuarlos de forma online”, relata el director. “Para eso había que acceder a las carpetas que habían quedado en la Facultad, pero el aislamiento era bien estricto por esos días. Por suerte pude obtener un permiso especial para acercarme a realizar ese trabajo”, explica.

Las y los nodocentes del sector crearon una logística muy sencilla mediante la nube propia de Exactas para organizar la tarea de recibir, distribuir, resolver y finalizar todos los trámites de forma digital, desde que un estudiante lo inicia hasta que se firma la resolución en Decanato o en el Consejo Directivo, quienes también virtualizaron sus tareas.

Para Rodríguez Migueres el balance es muy positivo y destaca que si bien hubo muchas dificultades se pudo continuar con la mayoría de las tareas sin perjudicar a los estudiantes. A su vez, señala que hay cambios que llegaron para quedarse: «En este último tiempo venimos trabajando fuertemente con Secretaría Académica en la implementación del sistema de expediente electrónico. Se está empezando a usar en toda la universidad para reemplazar al papel», comenta.

Empezar la facu desde casa

Existen dos instancias en el año para inscribirse en Exactas, una es entre febrero y marzo y la otra entre julio y agosto. Por esos días, la planta baja del Pabellón 2 se llena de nuevos estudiantes que forman largas filas para ser atendidos por ventanilla. Luego de cumplir con todos los pasos, reciben su libreta provisoria y unos días más tarde asisten a unas charlas de bienvenida en el aula magna. Nada de eso fue igual en las últimas inscripciones porque se resolvieron netamente a distancia.

«Hubo que reinventar todo el sistema y los requisitos porque no íbamos a recibir la  documentación en papel ni armar los legajos como siempre. Además, atendiendo a la imposibilidad de rendir finales, la universidad permitió de forma excepcional que se pueda ingresar debiendo hasta tres materias del CBC, las cuales pueden aprobarse hasta marzo de 2021. Eso nos sumaba la dificultad extra de tener que otorgar un alta provisoria porque existe la posibilidad de que un ingresante no termine aprobando esas materias y en ese caso no podría ser alumno regular», afirma el director.

Mediante reuniones por Zoom el equipo fue pensando la mejor manera de llevarlas a cabo. Dadas las limitaciones de las aulas virtuales, no se podían permitir inscripciones sin límite a las materias y por eso no era posible que el sistema habilitara a los estudiantes a anotarse a materias de cualquier otra carrera, algo que suele hacerse mediante una opción particular. Pero los ingresantes provisorios únicamente podían ser habilitados por medio de esa opción y no como alumnos regulares de sus respectivas carreras. Por ese motivo, las inscripciones a materias las realizó manualmente el equipo de Estudiantes al procesar a cada uno.

“Fue un trabajo muy complicado porque después de anotarlos en sus materias había que dejarlos como pasivos en el sistema, para que no puedan realizar cambios ni anotarse a más de las que se podía, pero luego nos dimos cuenta de que al estar pasivos, durante la cursada, el campus virtual no los reconocía. La gente de UTI tuvo que actualizar todo el sistema para poder resolver ese problema”, relata Rodríguez Migueres.

Según agrega, se inscribieron más de 500 personas y fue un trabajo muy extenso porque al recibir un mail con toda la documentación muchas veces había que devolverlo solicitando correcciones o faltantes: “Cada uno se encontraba en su casa, revisando la misma casilla de mails destinada a esto. Tuvimos que estar bien organizados para no pisarnos ni olvidarnos de nadie. Hubo días en que terminamos muy tarde inscribiendo a las materias uno por uno o solicitando que nos vuelvan a mandar las cosas para llegar a anotarlos antes del cierre”.

Graduarse en cuarentena

Terminar la carrera es uno de los momentos más importantes en la vida de todo estudiante, pero no se trata únicamente de festejos y brindis, sino que también implica hacer trámites. Y muchas veces, hacerlos rápido para demostrar cuanto antes la culminación de los estudios de grado. Por supuesto, todo eso se puso en peligro con la cuarentena.

Desde el Departamento de Títulos, dentro de la Dirección de Estudiantes y Graduados, implementaron la opción de comenzar el trámite a distancia y emitieron certificados para que nadie se quede afuera de ingresos al CONICET, estudios de posgrado u ofertas laborales, entre otras cosas.

Griselda Ferrero es una de las nodocentes del sector y explica que fue imprescindible poder volver a la oficina a partir de abril, aunque sea una o dos veces a la semana, para mantener las computadoras estables y permitir el control remoto de los demás y para poder retomar los trámites de títulos en papel que habían quedado varados. “Hubo mucho trabajo de todo el equipo en forma remota con la recepción de los trámites por mail, la carga al sistema de títulos y las reuniones virtuales para definir los nuevos circuitos y resolver distintos problemas que se nos presentaban”, comenta.

Según detalla, muchos trámites se acumularon porque las distintas instancias de legalización no los estaban recibiendo, y a esos en papel se le sumaron 230 trámites digitales, lo que permitió que más de 200 nuevos graduados pudieran hacerse de un certificado durante el ASPO.

“Desde mediados de agosto la UBA estableció que el trámite de título se puede hacer totalmente de forma remota a través de un nuevo sistema” – explica Ferrero – “desde ese momento estamos trabajando para poder implementarlo satisfactoriamente”. Sin embargo, tuvieron que enfrentar muchos problemas porque el sistema no permite realizar cosas necesarias como la generación interna de documentos o la posibilidad de subsanar errores en la documentación presentada. “Todavía no fue posible su implementación total, por eso estamos usando dos sistemas en paralelo, pero estamos a la espera de las mejoras para poder acortar los tiempos”, explica.

El último paso de todo el trámite, por supuesto, es retirar el diploma. Eso se hace mediante las juras de graduados. Son actos que colman el aula magna con familiares, docentes y autoridades. Un acto así, por estos días, resulta de alto riesgo sanitario. Sin embargo, desde hace algunas semanas se vienen realizando entregas administrativas de títulos de forma privada, con turnos y protocolos.

Para Ferrero se ha podido avanzar mucho en ese sentido: «desde UBA nos enviaron 500 títulos que hubo que chequear, registrar y ordenar para actualizar el listado de los que se pueden retirar. Hemos estado combinando individualmente con quienes lo vienen solicitando. Ya entregamos más de 100 diplomas», celebra.