8 noviembre, 2020

SEE – Sistema de Expediente Electrónico (GDE – Gestion Electrónica de Expedientes)

Introducción

El GDE (Sistema de Gestión Electrónica de Expedientes) ha sido implementado en el ámbito de la Universidad de Buenos Aires, en reemplazo del sistema anterior (COMDOC) y progresivamente ha sido extendiendose a todas las unidades académicas e áreas de la UBA y acelerado debido a la pandemia COVID-19.
La denominacion de dicha implementación es Sistema de Expediente Electrónico de la Universidad de Buenos Aires (SEE UBA) es una plataforma informática que permite la gestión digital de trámites y comunicaciones de una manera simple, eficiente y moderna.
Una de las funcionalidades útiles de este sistema, es la posibilidad de generar Trámites a Distancia (TAD), el portal de los mismos de la UBA

Información Adicional

Este es el link para acceder a la pagina principal en la UBA, donde se encuentra el enlace de acceso al sistema, un directorio con una variedad de Manuales y Videos de ayuda en su utilización y un conjunto de Preguntas Frecuentes. Recomendamos su consulta frecuente.
Tambien, por medio del Campus Académica de la UBA, existe un curso virtual de uso del mismo que se denomina : Curso Virtual: «Sistema de Expediente Electrónico UBA»
Mas información general, aunque no especifica del caso de la UBA, se encuentra en el sitio de GDE del Web Argentina.gob.ar
Las consultas generales sobre el uso del sistema, se deben realizar por correo a mesadeayudaee@rec.uba.ar

Documentos Adicionales

Resolución Actualizacion Códigos Tramitación GDE 2021 ( REREC-2021-312-E-UBA-REC ) y Nueva Tabla ( ARR-2021-2-UBA-SGREC ).
Resolución y Tabla Códigos Tramitación GDE 2020 ( REREC-2020-719-E-UBA-REC )
GDE-Procedimientos-Actualizaciones (Alta, Bajas y Cambios de usuarios, etc.)
Tabla de Areas y Organismos COMDOC/GDE (en desarrollo)
Digitalizacion EE – Recomendaciones
Circuito generación GEDO
Rehabilitacion EE desde Guarda Temporal (desarchivo)
Resoluciones Hacienda (ResoH)


Aclaracion de algunos terminos en GDE

Archivos de trabajo: son aquellos archivos que se adjuntan al documento principal pero no son oficiales.
Archivos embebidos: son archivos que se adjuntan al documento principal y son oficiales. No todos los tipos de documentos en el sistema permiten adjuntar archivos embebidos. Dependerá del tipo de trámite que se desea realizar.
Carátula: Portada del expediente o actuación que contiene los datos generales de los mismos.
Descripción del Código de Trámite: Es una de las demandas informativas incluidas en la solicitud de caratulación.
Documento: Constituye documento, cualquiera sea su soporte, una entidad identificada y estructurada que comprende texto, gráficos, sonido, imágenes o cualquier clase de información.
Documento comunicable: es un documento oficial que puede ser destinado a uno o varios usuarios internos o externos.
Documentación reservada: tipo de documentación que, por su contenido, no resulta conveniente que trascienda y debe ser conocida sólo por el agente a quién está dirigida la actuación, o a la persona expresamente autorizada.
Expediente: Constituye expediente, cualquiera sea su soporte, el conjunto ordenado de documentos que proporcionan información sobre un mismo asunto y sirven de antecedente y fundamento para su gestión o resolución.
Gestión Documental Electrónica – GDE: Sistema de gestión de expedientes y documentos electrónicos, implementado en la mayoria de organismos estatales, tanto a nivel nacional, provincial, municipal y de otras instituciones descentralizadas.
Jurisdicción: es la organización que agrupa todas las reparticiones que se encuentran en una relación de dependencia administrativa. A nivel sistema es una repartición, por ejemplo Rectorado : REC. , Fac.Cs.Exactas : FCEN.
Motivo: Breve descripción sobre el tema central de una actuación administrativa. Integra junto a la numeración, sigla del sector y el año, los elementos identificativos de este tipo de documentación.
Providencia: intervención administrativa de remisión y/o elevación asentada en un expediente o documento. Se utilizan para intervenciones sin fundamentos o cuestiones de mero trámite. La providencia no puede originarse por sí sola, sino que debe responder a un trámite previo. Se debe aclarar cuál es el documento que da origen al escrito.
Reparticiones: son unidades operativas ejecutivas que agrupan usuarios que administrativamente dependen de esa unidad.
Por ejemplo: Secretaria, Subsecretaria, Dirección, etc. (normalmelte hasta Dirección) u otras áreas con por su envergadura o tareas resultan conveniente categorizarlas. Su denaminación se visualiza al firmar los documentos. Las genera la Administración Central.
Sectores: son áreas específicas dentro de una repartición, que a nivel funcional necesitan agruparse en unidades de trabajo. Ej: departamentos, divisiones, etc. No se las visualiza al firmar documentos.
SEE UBA: Sistema de Expediente Electrónico de la Universidad de Buenos Aires.
Trámite: Es uno de los elementos informativos que integra la carátula. Referencia exigida para la caratulación de expedientes, que se define de acuerdo con el nomenclador de Código de Trámites.
Token: dispositivo criptográfico que deberá aplicarse para firmar ciertos documentos, que son los de mayor jerarquía administrativa.


Aclaraciones Preguntas Comunes

¿Como se ingresa?
La direccion del sistema en produccion es : https://uba.gde.gob.ar/
El ingreso es indistinto por Cuenta (NombreApellido) y/o CUIL.
Recordar que se recomienda el uso del navegador Mozilla Firefox para un correcto funcionamiento del sistema.

¿Todos los usuarios deben estar asignados a una Repartición y Sector? O ¿Es suficiente asignarlos a una Repartición?
Todos deben ser asignados a una repartición y sector. Por defecto, el sector es el generado en forma automática por el sistema, es decir, el sector PVD. Para casos especiales, un usuario puede perteneces a mas de una repartición, se lo denomina Multirepartición.

¿Qué diferencia hay entre un documento de característica Libre, Importado y Template?
Un documento tip Libre, se produce manualmente, a través de un procesador de texto incorporado al SEE.
El sistema permite redactar el documento, pudiendo seleccionar la tipografía, color y tamaño deseado.
Importado , indica importar un archivo de la computadora.
Un Template tiene un formato predefinido y se completa la información solicitada en un formulario controlado.

¿Qué caracteristicas debe tener un documento escaneado para subir a GDE?
Se recomienda que los documentos escaneados (ejemplo COPDI- Copia Digital), no supere las 50 fojas y su tamaño no supere los 10 MB, aunque realmente se recomienda que no supere los 5 MB.

Para poder utilizar el tipo de documento COPDI– Copia Digital, si el documento es un .PDF, el mismo NO puede estar firmado digitalmente, ya que es rechazado por el sistema. En tal caso, se debe utilizar otro tipo de documento como por ejemplo DFE Documento de Firma Externa.

¿Qué caracteristicas tiene un documento con firma incluida (DFE)?
Estos documentos (DFE Documento de Firma Externa), no requieren ser firmados, ya que el documento en si, ya contiene una firma que lo avala que es reconocida por el sistema, entonces su procedimiento de creación, es ligeramente diferente a los restantes GEDOS, los pasos son :

  • Producirlos yo mismo
    • Seleccionar tipo (DFE)
              Ingresar referencia
              Selccionar Archivo  (abre ventana para incorporarlo)
              Importar Documento  (abre ventana para inspeccionar el documento, con
                                   opcion para rechazar) Si esta correcto incorporar con
                Importar Documento (que genera la identificacion del mismo).

¿Como se recomienda escanear expedientes en papel para subir a GDE?
Se recomienda que los identificar y dividir en PDF separados, documentos claves como ​Portada, Resoluciones,Inscripciones, CV, Dictámenes, etc. para ​permitir una facil y rápida identificación por su denominación. En casos de expedientes COMDOC, usar como nombres de los archivos la identificación del expediente COMDOC, el rango de fojas y las aclaraciones correspondientes al tipo de documento papel caso de los documentos claves, para poder incluirlos en el EE como documento COPDI.   Ejemplos:

EXP-EXA-0005983-2019-fs-0-Portada.pdf
EXP-EXA-0005983-2019-fs-1-4.pdf
EXP-EXA-0005983-2019-fs-5-7-ResCD-933-2016.pdf
EXP-EXA-0005983-2019-fs-8-17.pdf
EXP-EXA-0005983-2019-fs-18-19-ResCD-5094-2016.pdf
EXP-EXA-0005983-2019-fs-20-70-Inscripcion1.pdf
EXP-EXA-0005983-2019-fs-71-117.pdf
EXP-EXA-0005983-2019-fs-118-120-ResCD-495-2018-Jurados.pdf
EXP-EXA-0005983-2019-fs-121-122-ResCS-731-2018-Jurados.pdf

¿Cuál es la diferencia entre Archivo de Trabajo y Embebido?
Un Archivo de Trabajo funciona como complemento y a modo de consulta, por lo que no es oficial. No forma parte del expediente, no requiere firma digical y carecen de numero de identificacion (ej: Normativa que complemente alguna etapa de tramitacion).
Un Embebidoforma parte del documento y es oficial, normalmente es necesario que esté en el documento principal, p.e. si se necesita autorización para que determinadas personas asistan a una capacitación, se incluirá como archivo embebido dicha lista.
El Archivo de Trabajo, se utiliza como información aclaratoria del documento principal, p.e. resolución que hace referencia en el contenido del documento.

¿Quiénes pueden ver los documentos reservados firmados?
Los usuarios que estarán habilitados para ver la información de estos documentos serán: usuarios con permisos de confidencialidad que pertenezcan a la repartición donde se firmó el documento, usuarios que hayan sido cargados como usuarios reservados del documento y el usuario firmante.

¿Puedo vincular un mismo documento a varios expedientes?
Si, en general si. Excepto si fue generado desde la opción “Iniciar Documento GEDO” dentro de un expediente. Ese documento estará vinculado únicamente al expediente en el que se hizo el documento, y no podrá ser asociado a otro expediente.

¿Cómo se numeran los documentos dentro de un Expediente Electrónico?
Cuando se encuentra en formato papel, nos encontramos con el número de fojas, que cuentan con un orden correlativo de incorporación de cada hoja. En cambio, en la plataforma SEE, dentro de un Expediente Electrónico se reemplaza “número de folio” por “número de orden”, que se otorga a cada documento que integra el expediente para determinar el orden en que fue vinculado. Cabe aclarar que las hojas que integran esos documentos no estarán numeradas, sino solamente los documentos.

¿Qué diferencia hay entre Caratular Interno y Caratular Externo?
Caratular Interno se utiliza a partir de una solicitud dentro del ámbito de la dependencia, en cambio Caratular Externo proviene de un requerimiento de una persona u organismo ajeno a la misma.

¿Si salgo sin realizar el pase en un expediente puedo desvincular el documento que vinculé?
Sí puedo, pero no podré desvincularlo una vez realizado el pase.

¿Qué sucede si hago un pase de un EE a un lugar equivocado?
Se debe comunicar con el sector o el usuario al que le fue enviado el expediente mediante mail o Comunicación Oficial para pedir que se lo devuelva.

¿Puedo firmar varias documentos a la vez?
Si se puede. Se hace habilitando la opcion de PortaFirma (PF) para documentos oficiales generados en el módulo Generador de Documentos Oficiales Electrónicos GEDO.  Desde este módulo, desde la solapa «Porta Firma», solapa «Configuración» y tildando la opción «Activar Porta Firma» y «Guardar».

Por medio de este enlace se accede a un videotutorial realizado por la UBA al respecto o con este link un documento explicativo.

¿Cuando mando a firmar un GEDO, como puedo saber cuando ya se ha firmado?
Se puede obtener una notrificación al firmarse el documento que se ha mandado a firmar, tildando la opción “Quiero recibir un aviso cuando el documento se firme”, al producirlo.

¿Que GEDOs tienen numeracion automatica?
Se denomina Numeracion Especial y estan identificadas con el icono «E» al ver los tipos de documentos. Ejemplor RESOH, REDEC, etc.

¿Si luego de hacer un GEDO con numeracion automatica (Ej. REDEC) se ve que hay un error, se puede anular ?
No se puede anular, una vez que esta firmado no se puede anular, modificar, ni reusar el número.

¿A quién le puedo hacer un pase?
El pase puede efectuarse a un Usuario, a una Repartición-Sector (se completarán los campos “Repartición” y “Sector”, y en ese caso, el expediente llegará a la solapa “Buzón Grupal” de todos los usuarios que pertenezcan a ese sector) o a una mesa de una repartición (le llegará al buzón grupal de aquellos usuarios que formen parte del sector que previamente haya sido definido como “Mesa Virtual EE” de la Repartición).

¿Al caratular un Expediente Electrónico, para qué sirve el botón «Usuario Seguimiento» ?
Permite declarar un usuario del sistema, para que sea notificado luego de que el EE haya cambiado de estado (Iniciación, EnResolución, Comunicacion, Subsanación, Tramitación) o cuando haya pasado a «Tramitación Completa».

¿Cuándo es necesario hacer una subsanación?
Cuando un usuario vincula por error un documento que no corresponde al expediente electrónico y ya se ha sellado la vinculación del documento mediante un pase, se puede utilizar la opción “Subsanar Errores Materiales” para limitar la vista del documento incorrecto. La subsanación debe estar justificada debidamente por un acto administrativo que argumente la acción.

¿Como se tramitan solicitudes de usuarios y permisos en GDE?
Salvo en lo casos donde se indique lo contrario, las solicitudes deben realizarse por medio de Tickets de soporte UTI , ingresando desde el link :     https://soporte.exactas.uba.ar
Las solicitudes de corrección de datos propios (ejemplo: correo electrónico)  pueden ser realizadas por el propio usuario, dentro del sistema GDE.
Las modificaciones de otros datos propios del usuario (ejemplo corrección de Apellido, Nombre, etc.), lo puede solicitar el propio usuario, por medio del sistema de Ticket de soporte UTI.
Las solicitudes de altas, bajas o modificación de datos de otros usuarios o de los permisos comunes, deben ser realizadas por la autoridad y/o responsable de Área de dicho usuario.
Las solicitudes de altas, bajas o modificación de Áreas (reparticiones) o la asignación de los permisos especiales,  deben ser realizadas  por las autoridades y/o responsables máximos del Área, justificandolo ya que deben ser evaluados y derivados a rectorado para su realización.

¿Que son los TAD (Tramites a Distancia)?
Los Tramites a Distancia (TAD), son gestiones que puede hacer cualquier ciudadano sin ser usuario del sistema GDE. Lo pueden hacer utilizando usuario y clave de alguno de los sistemas gubernamentales (AFIP, ANSES, etc.)
Para el caso de la UBA, los links son : https://tramitesadistancia.uba.ar/

¿Puedo ajustar la informacion (campos) que se visualizan en los diversos módulos?
Si, varios de los módulos, poseen en su parte inferior izquierda, un icono con la forma de rueda dentada que al pasar el mouse sobre ella, se despliega el texto «Configurar Resultados». Al clickear sobre ella, se abre una ventana donde se pueden seleccionar  (desplazarlos a la columna de seleccionados) o descartandolos (desplazandolos a la columna de disponibles) diversos campos a mostrar en las selecciones, pudiendo asi decidir las variables mas importantes a mostrar en pantalla.


Link Complementarios